Microsoft 365 : cinq réglages de sécurité souvent oubliés par les TPE

Vos équipes utilisent Microsoft 365 tous les jours. Mais qui vérifie encore les accès aux comptes, les partages de fichiers ou les alertes ? Cinq réglages méritent votre attention.

Messagerie, documents et réunions : Microsoft 365 facilite le travail quotidien. En contrepartie, un compte mal protégé ou un fichier partagé trop largement peut exposer des informations de l’entreprise. Pas besoin de tout maîtriser techniquement pour agir. Commencez par vérifier ces cinq points avec la personne qui administre votre environnement Microsoft 365.

Activer la double authentification pour tous les comptes

Un mot de passe ne suffit pas toujours. La double authentification ajoute une seconde vérification lors de la connexion, par exemple une confirmation dans une application sur téléphone. Elle complique l’accès à un compte si son mot de passe a été découvert. Ce réglage doit concerner les dirigeants comme les salariés, sans oublier les comptes qui disposent de droits d’administration.

• Vérifiez la couverture : assurez-vous que chaque personne utilise bien cette seconde vérification, et pas seulement qu’elle a été invitée à l’activer.
• Préparez les changements de téléphone : prévoyez une procédure pour retrouver l’accès au compte sans improviser le jour où un appareil est perdu ou remplacé.
• Accompagnez les salariés : expliquez à quoi sert une demande de confirmation et pourquoi il ne faut jamais la valider si l’on n’a pas tenté de se connecter.

Si votre équipe souhaite reprendre les bases, notre article sur les mots de passe et la double authentification en entreprise détaille les bons réflexes. Ici, l’enjeu est surtout de vérifier que la protection est effectivement en place dans Microsoft 365.

Limiter les droits d’administration

Un administrateur peut modifier des réglages sensibles et gérer les comptes des autres utilisateurs. Il est parfois tentant de donner ce rôle à plusieurs personnes « au cas où », ou de l’utiliser pour lire ses e-mails au quotidien. Cela augmente les conséquences possibles si l’un de ces comptes est compromis ou si une erreur est commise.

• Faites l’inventaire : identifiez les comptes qui possèdent des droits d’administration et la raison pour laquelle ils en ont besoin.
• Retirez les droits inutiles : attribuez à chacun uniquement les autorisations nécessaires à son travail.
• Séparez les usages : lorsque c’est pertinent, utilisez un compte dédié aux tâches d’administration plutôt que le compte servant chaque jour à la messagerie.

Pensez aussi aux prestataires : un accès accordé pour une intervention ponctuelle ne devrait pas rester ouvert indéfiniment. Gardez une trace claire de qui peut administrer quoi, et prévoyez une solution si la personne habituellement chargée de ces tâches est absente.

Encadrer les partages de fichiers vers l’extérieur

Partager un document avec un client ou un comptable est utile. Mais selon les réglages de OneDrive et de SharePoint, un lien peut être transmis à d’autres personnes, ou rester actif après la fin d’un projet. Le bon objectif n’est pas d’interdire tout partage externe : c’est de permettre les échanges nécessaires sans perdre de vue qui accède aux fichiers.

• Choisissez les bons destinataires : privilégiez les liens réservés à des personnes désignées lorsque le document est sensible.
• Limitez les autorisations : donnez un accès en lecture seule si le destinataire n’a pas besoin de modifier le fichier.
• Revoyez les accès : retirez les partages devenus inutiles, notamment après la fin d’une mission ou d’une collaboration.

Les règles adaptées dépendent de votre activité et de la manière dont vos équipes travaillent. Une vérification des usages réels évite de mettre en place des restrictions si gênantes que chacun cherche ensuite à les contourner.

Configurer des alertes qui seront vraiment suivies

Microsoft 365 peut signaler certains événements inhabituels ou sensibles. Mais une alerte envoyée vers une boîte que personne ne consulte ne protège pas grand-chose. À l’inverse, trop de notifications risquent d’être ignorées. L’important est de savoir quels événements sont surveillés et qui doit réagir.

• Désignez un destinataire : choisissez une personne, ou un prestataire chargé du suivi, qui reçoit les alertes utiles et sait les interpréter.
• Définissez la marche à suivre : prévoyez comment vérifier une connexion suspecte ou une modification sensible, puis qui contacter si elle n’est pas expliquée.
• Testez le circuit : vérifiez régulièrement que les notifications arrivent au bon endroit et ne se perdent pas dans une ancienne boîte aux lettres.

Les possibilités d’alerte varient selon les abonnements et les réglages utilisés. Mieux vaut quelques contrôles compris et suivis qu’un tableau de bord complexe que personne n’ouvre.

Fermer les accès des anciens salariés

Un départ ne se résume pas à récupérer un ordinateur. La personne peut encore avoir accès à sa messagerie, à des fichiers partagés ou à des applications reliées à son compte professionnel. Le risque existe aussi lorsqu’un compte reste actif « pour retrouver des documents ». Prévoyez plutôt une procédure de départ qui protège les données tout en assurant la continuité du travail.

• Bloquez la connexion : retirez l’accès au compte dès que la personne n’est plus autorisée à utiliser les outils de l’entreprise.
• Transférez ce qui doit l’être : identifiez les e-mails et documents professionnels nécessaires à l’équipe avant toute suppression.
• Retirez les autres accès : vérifiez les groupes, les partages et les applications auxquels la personne avait accès.

Ne supprimez pas un compte dans la précipitation : certains fichiers ou échanges peuvent encore être nécessaires. Définissez à l’avance qui décide des accès à retirer et des informations à conserver, dans le respect de vos règles internes.

Ces vérifications gagnent à être reprises régulièrement, mais aussi après une arrivée, un départ ou un changement d’organisation. PC Informatique 77 peut vous aider à examiner vos réglages Microsoft 365, à corriger les accès inutiles et à mettre en place un suivi adapté à votre TPE/PME. Découvrez notre accompagnement en sécurité informatique pour entreprises et nos solutions collaboratives Microsoft 365.

Nous vérifions ces réglages pour des entreprises de Noisy-le-Grand, de Chennèvieres-sur-Marne et de tout l’est francilien.

Contactez-nous pour vérifier les réglages de sécurité de votre environnement Microsoft 365, ou appelez le 01 60 04 11 62.