Un fournisseur vous envoie un nouveau RIB juste avant une échéance. Le message semble habituel. Pourtant, si vous remplacez ses coordonnées bancaires sans vérification, le prochain virement peut partir vers un fraudeur.
Cette fraude vise une étape ordinaire de la comptabilité : la mise à jour des coordonnées d’un bénéficiaire. Elle peut toucher une petite entreprise comme une structure plus organisée. Le bon réflexe n’est pas de se méfier de tout le monde, mais d’appliquer la même vérification à chaque demande, même lorsqu’elle paraît crédible.
Comment fonctionne une fraude au changement de RIB ?
Un fraudeur se fait passer pour un fournisseur et demande de payer les prochaines factures sur un autre compte. Il peut utiliser une adresse qui ressemble à celle du fournisseur, reprendre sa signature ou joindre une facture modifiée. Parfois, il a accès à une véritable boîte e-mail : sa demande arrive alors dans une conversation déjà en cours. L’adresse affichée et l’historique des messages ne suffisent plus à prouver que la demande est légitime.
Le piège repose souvent sur le contexte. Le message cite une facture attendue, le nom d’un interlocuteur connu ou une échéance proche. Une formule comme « notre banque a changé » peut sembler anodine. La fraude ne nécessite pas que votre propre système informatique soit piraté : l’usurpation du fournisseur peut suffire.
Quels signaux doivent vous faire ralentir ?
Aucun indice, pris isolément, ne prouve une fraude. En revanche, une demande de modification bancaire mérite toujours une pause, y compris lorsqu’elle provient d’un fournisseur régulier. Soyez particulièrement attentif aux situations suivantes :
- Changement de dernière minute : le nouveau RIB arrive peu avant le règlement d’une facture.
- Pression inhabituelle : l’expéditeur insiste pour que le virement parte immédiatement ou demande de contourner la procédure.
- Coordonnées incohérentes : le nom du bénéficiaire, l’adresse e-mail ou les informations de la facture ne correspondent pas à vos habitudes.
- Nouvel interlocuteur : une personne inconnue intervient soudain dans un échange jusque-là suivi par un contact identifié.
Une faute d’orthographe ou une adresse étrange peut aussi alerter, mais un message frauduleux peut être parfaitement rédigé. Pour repérer d’autres indices dans les messages reçus, consultez notre article sur les e-mails de phishing et la bonne façon d’y réagir.
Vérifier par un second canal, avant de modifier le RIB
La règle la plus utile est simple : ne validez jamais un changement de coordonnées bancaires sur la seule base du message qui le demande. Contactez le fournisseur par un autre moyen, avec des coordonnées que vous possédiez déjà avant cette demande. Un appel au numéro enregistré dans votre dossier fournisseur, par exemple, permet de confirmer directement la modification.
- Reprenez un contact connu : utilisez votre annuaire interne, un contrat déjà enregistré ou les coordonnées habituellement employées, pas le numéro indiqué dans l’e-mail suspect.
- Posez une question précise : demandez à votre interlocuteur habituel de confirmer le changement et les nouvelles coordonnées, sans vous contenter d’un simple « oui » à une question vague.
- Gardez une trace : notez qui a confirmé la demande, par quel moyen et à quel moment, selon les pratiques de votre entreprise.
- Attendez la confirmation : si vous n’arrivez pas à joindre le fournisseur, suspendez la mise à jour et le virement concerné plutôt que de céder à l’urgence.
Répondre à l’e-mail reçu ne constitue pas un second canal : si la boîte du fournisseur est compromise, le fraudeur peut lire votre réponse. Appeler le numéro présent dans la signature du message pose le même problème s’il a été modifié. La vérification doit être indépendante de la demande initiale.
Donner à la comptabilité une procédure facile à appliquer
Une consigne orale se perd vite, surtout pendant les congés ou lorsqu’une personne remplace un collègue. Formalisez une procédure courte, accessible à toute personne qui enregistre un RIB ou prépare des virements. Elle doit préciser qui vérifie, qui autorise la modification et ce qu’il faut faire si le fournisseur est injoignable.
- Un contrôle systématique : vérifiez chaque nouveau RIB fournisseur et chaque changement, quelle que soit la relation commerciale.
- Une validation distincte : si votre organisation le permet, faites confirmer la modification par une autre personne avant le paiement.
- Un dossier à jour : conservez les coordonnées de référence des fournisseurs dans un espace partagé et maîtrisé, plutôt que dans des e-mails dispersés.
- Un droit de pause : indiquez clairement aux équipes qu’elles peuvent retarder un paiement le temps de lever un doute, sans être pénalisées pour leur prudence.
Sensibilisez aussi les personnes qui échangent avec les fournisseurs en dehors de la comptabilité. Une demande peut arriver au dirigeant, à l’accueil ou à un responsable de projet, puis être transférée comme si elle avait déjà été vérifiée. Lors d’un rappel d’équipe, prenez un exemple concret et faites pratiquer le réflexe du second canal. L’objectif est que chacun sache à qui transmettre une demande et évite de présenter un e-mail transféré comme une validation.
Que faire si un virement est parti ou si un e-mail est piraté ?
Si vous découvrez une erreur après le virement, agissez sans attendre. Contactez votre banque pour signaler la fraude et demander quelles démarches restent possibles. Prévenez le véritable fournisseur par un canal connu, conservez les messages, factures et éléments de vérification, puis signalez les faits aux autorités compétentes. Évitez d’effacer les échanges : ils peuvent aider à comprendre ce qui s’est passé.
Si une boîte e-mail de votre entreprise semble compromise, faites aussi examiner les accès au compte et les éventuelles règles de transfert automatique des messages. Changez les accès concernés avec l’aide de votre prestataire informatique et prévenez les personnes susceptibles d’avoir reçu des demandes frauduleuses. La double authentification et de bonnes pratiques de mot de passe contribuent à réduire le risque d’accès non autorisé, sans remplacer la vérification des RIB.
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