Arrivée ou départ d’un salarié : la check-list informatique

Un salarié arrive lundi ? Un autre quitte l’entreprise vendredi ? Entre les comptes, l’ordinateur et les fichiers, un oubli peut vite compliquer la journée. Voici une check-list pour préparer chaque étape.

Dans une TPE ou une PME, ces tâches sont souvent réparties entre la direction, l’administration et le prestataire informatique. Désignez une personne chargée de coordonner la liste et fixez les dates utiles. Vous éviterez qu’un nouvel arrivant attende ses accès ou qu’un ancien compte reste ouvert sans raison.

Avant l’arrivée : préparer les comptes sans donner trop d’accès

Partez du poste de travail réel, pas de la liste des accès accordés au précédent salarié. Une personne doit pouvoir travailler dès son arrivée, mais elle n’a pas besoin d’accéder à tous les dossiers de l’entreprise. Le responsable du service peut valider les outils nécessaires avant leur création.

• Identité et date : confirmez le nom à afficher, l’adresse professionnelle souhaitée et la date de prise de poste.
• Comptes individuels : préparez la messagerie, la session sur l’ordinateur et les applications utiles au métier. Évitez de réutiliser le compte d’une autre personne.
• Accès aux dossiers : ouvrez uniquement les espaces de travail nécessaires, puis faites vérifier ces droits par le responsable concerné.
• Première connexion : prévoyez un mot de passe personnel à changer dès la prise en main et, lorsque le service le permet, une double authentification, c’est-à-dire une confirmation supplémentaire à la connexion.

La gestion des mots de passe et de la double authentification mérite d’être expliquée dès le premier jour. Une courte consigne vaut mieux qu’un code transmis oralement et oublié ensuite.

Avant l’arrivée : attribuer le matériel et vérifier les licences

Un compte prêt ne suffit pas si l’ordinateur manque ou si le logiciel attendu ne fonctionne pas. Préparez le poste quelques jours avant, afin de tester la connexion, l’impression et les outils utilisés au quotidien. Si le salarié travaille aussi à distance, vérifiez que ses accès sont adaptés à cet usage.

• Équipement : notez l’ordinateur, le téléphone, le chargeur et les accessoires remis. Un inventaire simple facilite leur restitution plus tard.
• Configuration : installez les mises à jour et les logiciels nécessaires, puis vérifiez que les protections habituelles sont actives.
• Licences : vérifiez qu’une autorisation d’utilisation est disponible pour chaque logiciel concerné. Précisez qui valide tout nouvel abonnement.
• Essai pratique : testez avec le salarié l’ouverture de sa messagerie et des dossiers indispensables, sans lui demander de partager son mot de passe.

Conservez la liste du matériel et des accès attribués dans un endroit connu de la personne qui gère les arrivées et les départs. Elle servira de point de départ le jour où le salarié changera de poste ou quittera l’entreprise.

Avant le départ : identifier les données à conserver

Un départ ne consiste pas à supprimer immédiatement une boîte mail et à récupérer un PC. Il faut d’abord repérer les informations professionnelles utiles à la continuité du travail, sans donner libre accès à l’ensemble des échanges personnels ou sans rapport avec l’activité. La direction doit définir ce qui doit être transmis, à qui et selon quelle procédure.

• Dossiers de travail : demandez au salarié et à son responsable où se trouvent les documents en cours : espace partagé, ordinateur, messagerie ou outil métier.
• Suivi des dossiers : désignez la personne qui reprendra les demandes en cours et les contacts professionnels nécessaires.
• Boîte mail : décidez comment traiter les nouveaux messages après le départ, par exemple avec une réponse automatique orientant les correspondants vers un collègue.
• Conservation : évitez toute suppression précipitée. Définissez une durée et des modalités de conservation adaptées aux besoins de l’entreprise, avec les personnes compétentes si nécessaire.

Pensez également aux fichiers enregistrés uniquement sur l’ordinateur. Un dossier partagé facilite la reprise du travail, mais ne remplace pas une sauvegarde : vérifiez que les données importantes sont protégées avant de réinitialiser le poste.

Au départ : couper les accès et récupérer les équipements

La date et l’heure de fin d’accès doivent être connues de la personne qui gère l’informatique. Elles peuvent dépendre de l’organisation du départ : ne coupez pas un compte trop tôt si le salarié doit encore travailler, mais ne le laissez pas actif par simple oubli.

• Comptes : désactivez les connexions à la messagerie, aux applications, aux dossiers partagés et aux accès à distance. Vérifiez aussi les outils moins visibles, comme la téléphonie ou les services utilisés par l’équipe.
• Sessions ouvertes : si les outils le permettent, fermez les connexions encore actives sur les appareils utilisés par le salarié.
• Matériel : récupérez ordinateur, téléphone, badges et accessoires figurant dans l’inventaire. Vérifiez leur état et ce qui y est stocké avant toute remise à zéro.
• Mots de passe partagés : changez ceux que la personne connaissait, notamment pour les comptes communs, le Wi-Fi réservé au personnel ou certains équipements. À terme, privilégiez des accès individuels.

Si vous ne savez pas quels services étaient accessibles depuis l’extérieur, faites le point sur les accès à distance de l’entreprise. Un ordinateur rendu ne signifie pas, à lui seul, que tous les accès sont fermés.

Après le départ : réattribuer les licences et garder une trace

Une fois les données utiles traitées et les accès coupés, vérifiez les abonnements liés à la personne partie. Certaines licences peuvent être réattribuées, d’autres doivent être retirées ou adaptées selon l’outil et les besoins de l’équipe. Ne supprimez pas un abonnement avant d’avoir vérifié ses conséquences sur les données à conserver.

Terminez par une vérification écrite : comptes désactivés, mots de passe communs changés, matériel récupéré, données transmises et licences examinées. Cette trace évite de recommencer l’enquête quelques semaines plus tard. Pour simplifier ces étapes, gardez une check-list commune, avec un responsable et une date pour chaque action. Elle pourra être réutilisée à chaque arrivée, départ ou changement de poste.

PC Informatique 77 peut vous aider à préparer les postes, gérer les comptes et vérifier les accès lors des mouvements de personnel. Notre service d’infogérance pour TPE/PME permet d’organiser ces tâches avec votre équipe, sans laisser la sécurité ou la continuité du travail au hasard.

Nous organisons ces arrivées et ces départs pour des entreprises de Bussy-Saint-Georges, de Chennèvieres-sur-Marne et des communes voisines.

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