Imprimantes et copieurs : acheter, louer ou choisir la LOA ?

Acheter un copieur, le louer ou choisir une location avec option d’achat ? La bonne réponse dépend moins du loyer affiché que de ce que vous imprimez réellement.

Un équipement peu cher peut coûter cher en consommables. À l’inverse, un contrat confortable peut inclure des services dont vous n’avez pas besoin. Pour décider, comparez le coût des impressions, l’entretien et les engagements prévus au contrat.

Commencez par mesurer vos besoins d’impression

Avant de comparer les offres, regardez comment vos équipes utilisent l’imprimante ou le copieur. Une petite imprimante partagée ne répond pas aux mêmes besoins qu’un appareil sollicité toute la journée pour imprimer, copier et numériser des dossiers.

• Volume : estimez les pages imprimées chaque mois à partir des relevés de l’appareil ou de vos achats de papier, plutôt qu’au ressenti.
• Couleur : distinguez les documents qui exigent vraiment la couleur de ceux qui peuvent rester en noir et blanc.
• Usages : vérifiez les besoins de copie, d’impression recto verso et de numérisation, c’est-à-dire la conversion d’un document papier en fichier.
• Continuité : demandez-vous combien de temps l’activité peut attendre si l’appareil tombe en panne.

Pensez aussi au nombre de personnes qui utilisent l’équipement et à son emplacement. Si plusieurs salariés en dépendent, la disponibilité et la simplicité d’utilisation comptent autant que le prix d’achat.

Comparez le coût à la page, pas seulement la mensualité

Le coût à la page est le montant dépensé pour chaque impression. Selon la formule choisie, il peut être facturé directement par un prestataire ou calculé à partir de vos dépenses réelles. Il varie souvent entre le noir et blanc et la couleur.

Pour comparer deux solutions, additionnez toutes les dépenses sur une même période : achat ou loyers, impressions facturées, consommables, entretien et réparations non incluses. Rapportez ensuite ce total au nombre de pages que vous pensez imprimer. Ce calcul reste une estimation, mais il évite de choisir sur une seule ligne du devis.

• Consommables : précisez qui paie le toner ou l’encre, les tambours et les autres pièces à remplacer avec l’usage.
• Papier : vérifiez s’il est inclus ou à acheter séparément. Ne le supposez pas.
• Pages incluses : si le contrat prévoit un volume, demandez ce qui se passe lorsque vous le dépassez ou ne l’atteignez pas.
• Variation d’activité : examinez le coût si vous imprimez beaucoup moins, ou beaucoup plus, que prévu.

Demandez un devis détaillé avec les mêmes hypothèses de volume et de couleur pour chaque offre. Sans base commune, deux coûts à la page ne sont pas réellement comparables.

Acheter : plus de liberté, mais l’entretien à organiser

À l’achat, vous devenez propriétaire de l’équipement. Vous pouvez le garder tant qu’il répond à vos besoins, sans échéance de location. Cette solution peut convenir si vos impressions sont modestes ou assez stables et si vous souhaitez éviter un engagement sur la durée.

Mais le prix affiché ne couvre pas nécessairement la suite. Il faut prévoir les consommables, le suivi de l’appareil et les interventions en cas de panne. Renseignez-vous aussi sur la disponibilité des pièces et sur les conditions de garantie. Un appareil immobilisé peut désorganiser une équipe, même si ses réparations sont peu fréquentes.

Vous pouvez acheter le matériel tout en prévoyant une assistance. L’important est de savoir clairement qui intervient, pour quelles pannes et selon quelles modalités. Sur ce point, les questions posées dans notre article sur le contenu d’un contrat de maintenance informatique peuvent aussi vous aider à lire les prestations proposées.

Louer ou choisir la LOA : regardez ce que prévoit le contrat

La location permet d’utiliser un équipement contre des loyers, sans en devenir propriétaire dans le cadre d’une location classique. Elle peut faciliter l’accès à un appareil adapté sans régler son achat en une fois. Selon l’offre, elle peut être associée à l’entretien et à la fourniture de consommables : vérifiez-le par écrit.

La LOA, ou location avec option d’achat, ajoute la possibilité d’acheter l’équipement à la fin du contrat, selon les conditions prévues. Ce n’est ni un achat immédiat ni une promesse de propriété automatique. Si vous envisagez de garder l’appareil, comparez le total des loyers et le montant de l’option d’achat avec une acquisition directe.

• Durée : vérifiez la période d’engagement et les conditions de sortie anticipée.
• Fin de contrat : demandez ce que deviennent l’appareil, les données enregistrées et les éventuels frais de restitution.
• Maintenance : identifiez les interventions incluses, les délais annoncés et la solution prévue pendant une immobilisation.
• Consommables : contrôlez ce qui est fourni, ce qui reste à votre charge et comment les livraisons sont déclenchées.

En cas de changement d’effectif ou d’activité, un contrat difficile à ajuster peut devenir moins intéressant. Demandez quelles modifications sont possibles pendant sa durée, avant de vous engager.

Comment trancher pour votre entreprise ?

Il n’existe pas de formule gagnante pour toutes les TPE/PME. L’achat donne la maîtrise d’un équipement qui vous appartient. La location apporte un cadre de paiement régulier, dont les services dépendent du contrat. La LOA laisse une possibilité d’achat en fin de parcours. Dans les trois cas, le bon choix part de vos usages.

• Budget : comparez la dépense initiale et le coût total sur la durée envisagée, pas seulement le loyer mensuel.
• Prévisibilité : privilégiez une offre dont les dépassements de pages et les frais hors contrat sont faciles à comprendre.
• Disponibilité : si l’impression est indispensable chaque jour, accordez du poids à l’entretien et à la prise en charge des pannes.
• Évolution : choisissez un appareil et des conditions compatibles avec les changements raisonnablement prévisibles de votre activité.

Avant de signer, faites relire le devis par la personne qui utilise le plus l’équipement. Elle repérera souvent un besoin oublié : numérisation, formats de papier ou accès depuis plusieurs postes. Si vous souhaitez confronter vos usages aux solutions possibles, PC Informatique 77 peut vous aider à choisir, installer et suivre votre matériel informatique professionnel, à l’achat ou en location avec option d’achat.

Nous aidons les entreprises de Noisy-le-Grand et de Gagny à choisir leurs imprimantes et copieurs selon leurs usages et leurs contraintes.

Contactez-nous pour choisir une solution d’impression adaptée à votre activité, ou appelez le 01 60 04 11 62.